「As-Is To-Be」を活用して理想の状態を手に入れる4つのステップ
目次
As-Is To-Beとは何か
As-Isが「現在の姿」、To-Beが「理想の姿」を表しています。
「As-Is To-Be」は現状と理想のギャップを認識することで、理想の姿へ向かうために何をすれば良いのかを分析できるツールです。
まずは現状の把握と理想がどのようなものになるのか洗い出してみると良いでしょう。
As-IsとTo-beのそれぞれについて、ここからさらに細かく解説していきます。
As-Is で現状の把握をする
「目標が達成できない」と考える前に、現状をしっかり理解していますか？
理想の状態になるためには、まず現在の状況や課題を洗い出す必要があります。
As-Isは目標へ向かうための今の状態を明確にしたものです。
言い換えれば「現状の姿」と言えます。
「理想の姿」であるTo-Beを設定する上で、As-Isをしっかりと設定することはとても重要な事です。
また、As-Isは必ずしも定量的なものであるとは限らず、「関わる人の感情」など定性的なものにまで及びます。
これらを踏まえた上で、目標を達成するために、As-Isがどのようになるのかを考え、設定しましょう。
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To-Beで理想の状態を知る
課題を克服した先には、どのような状態になっていたいですか？
「理想の姿」や「目標」を見据えることは非常に重要です。
To-Beは最終的に達成したい目標だけでなく、達成するまでの期間や時間を設定することも可能です。
しかし、現状とあまりにかけ離れすぎた理想の姿を設定してしまうと、目標達成までの難易度が上がります。
したがって、「As-Is」とのバランスを考えて、「To-Be」を設定しましょう。
「As-Is To-Be」で何ができるのか
「理想の姿」を具体化し、目標を立て、「現在の姿」をしっかりと把握することで、目標達成まで何をすべきかを明確にできます。
つまり、現状と理想の状態のギャップを認識、理解して、解決方法を探し出すことが可能です。
「As-Is To-Be」をいつ使うのか
「As-Is To-be」が使えるシーンは多岐に渡ります。
以下のような場合を例にとってみましょう。
- 売上の目標設定と指標づくり
- チームメンバーの育成
- プロジェクトのマイルストーン設定
- 自己学習の目標設定とそのプロセスの明確化
- 事業拡大の計画
「As-Is To-Be」は目標の数値など定量的なことだけでなく、社会に対する役割など定性的なことにも設定できることが魅力です。
「As-Is To-Be」の使い方4ステップ
実際にAs-Is To-Beをどのように使うのか、具体的な以下のようなステップを紹介していきます。
そして、最後に「結果と改善」について紹介します。
それでは一つずつ見ていきましょう。
テーマの決定
まずは、どういったことに対する「As-Is To-Be」であるか、テーマを決めましょう。
テーマの決定については、「シンプルかつ分かりやすいものであること」が望ましいです。
特に、以下のカテゴリーを意識しながらテーマを決めていきましょう。
| 意識すべきカテゴリー | 内容 |
|---|---|
| 期間 | （いつから）いつまでを対象とするのか |
| 対象 | 個人なのか組織なのか |
| 目的 | 何をするためのものなのか |
例えば、以下のようなテーマの設定が可能です。（ここからはこのテーマを例に解説します。）
- １年間（期間）で営業部門（対象）の売上を増加させる（目的）
テーマが設定できれば、「As-Is To-Be」の良い道しるべになります。
逆を言えば、テーマを設定していなければ、導き出せる課題や目標が見えづらくなってしまいます。
したがって、テーマはまず初めに設定しておきましょう。
「To-Be」を明確にする
ここでは、最終的な目標を明確化するために、「To-Be」から設定していきます。
例にあげた以下のテーマを今一度確認してみましょう。
| テーマ |
|---|
| １年間で営業部門の売上を増加させる |
今回のテーマに対する「To-Be」の設定例として、以下のようなものがあげられます。
- 年間売上1000万円を達成する
- 100万円の案件を10件獲得する
- 営業成績TOP5の人材を集めたチームを編成する
- 週に１回、製品やサービスの勉強会を実施し営業力を強化する
- 販売代理店を20店に増やす
このように、どうすれば「理想の姿」になれるかを考慮し、「To-Be」を言語化してみましょう。
「As-Is 」の洗い出し
ここからは「現在の姿」を一つずつ見ていきます。
テーマの内容に対する関連事項を一つずつ書き出して、言語化することに挑戦してみましょう。
この時に、思いつくことをどんどん書いていく事がポイントです。
今回のテーマに沿った「To-Be」に対して、「As-Is」として以下のようなことがあげられると想定します。
- 昨年の年間売り上げは600万円
- 昨年の売上の内訳は100万円の案件が4件と50万円の案件が4件だった
- 営業人材は全国で20名いる
- 製品やサービスの勉強会は四半期に1回実施している
- 販売代理店は現状10社と契約をしている
「As-Is = 現状の姿」と「To-Be = 理想の姿」が見えたところで、次のステップである「課題の創出」と「行動」の明確化へ進んでみましょう。
課題の創出から行動へ
「As-Is」と「To-Be」がそれぞれ言語化できたら、その間にあるギャップを見つけてみましょう。
今回のテーマに関する「As-Is To-Be」のギャップは「売上」や「獲得件数」など数値化できるものばかりでした。
その数値のギャップから、例えば以下のような課題が見えてきます。
- 既存顧客への在庫依頼やリピートオーダー中心の売上だったため、売上が伸び悩んでいた
- 営業以外の業務量が多く勉強会に割ける時間が少なかった
- 代理店が積極的に販売活動に協力してくれなかった
「As-Is To-Be」で導き出した単純な違いではなく、そこから深堀をしていくと「リアルな課題」が浮き彫りになってきます。
この「As-Is」と「To-Be」をつなぐ「リアルな課題」を解決することによって、目標達成への道筋が見えてきます。
ここまでで浮き彫りになってきた「だから理想の姿になっていない」という状況がつかめたところで、実際の改善策を考えていきましょう。
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結果と改善
「As-Is To-Be」を考えることで、ギャップが理解でき、さらにそのギャップを深く掘り下げることで、より具体的な現状を把握できます。
ここからは、課題を解決するために何をすべきかという「行動」を決めていきましょう。
今一度、今回の「テーマ」と「As-Is To-Be」を見返してみます。
| テーマ |
|---|
| １年間で営業部門の売上を増加させる |
| To-Be |
|---|
|
| As-Is |
|---|
|
| やるべきこと |
|---|
|
「As-Is To-Be」から導き出した、具体的な「やるべきこと」を実行することで、目標の達成を試みます。
ただし、一度決めたことだけで目標が必ず達成できるとは限りません。
目標達成するためには、さらなる課題抽出や行動を追加、改善していく必要があります。
そのために、「As-Is To-Be」を常に見返して、「テーマ」に沿った行動が取れているか、「課題」をしっかりと認識しているかを都度確認することが重要です。
「As-Is To-Be」の整理方法
「As-Is To-Be」の設定をスムーズにするために、整理方法をいくつか紹介します。
じっくりと意見交換をしたり、考えを深めることで意外な事実や課題が発見されることも少なくありません。
ひとつずつ説明していきます。
ブレインストーミング
頭の中にある考えや意見を、複数名で出し合っていく方法です。
ブレインストーミングで得た意見から、新しい発想がうまれたり、考え方に結びついたりする可能性があります。
ここでは「As-Is To-Be」を考えるために、さまざまな意見を出し合ってみましょう。
例えば、何人かでテーマに沿った意見を自由に出し合っていきます。
皆が共通して出した意見や、賛同があれば、その意見を主要な「テーマ」や「As-Is To-Be」の候補として列挙していきます。
（参照：wikipedia ブレインストーミング）
マインドマップ
ブレインストーミングと同じく、頭の中で考えていることを可視化する方法です。
ブレインストーミングは複数名で取り組むことが一般的ですが、マインドマップは1人で考え方やアイディアを発想するために有効な手段です。
まずは、考える対象となる「キーワード」をノートなどの中心に書きます。その「キーワード」から連想する言葉や文章を中心に書いた「キーワード」から神経を張り巡らせるように、「別の言葉」へつなげていくことで、さまざまなアイディアを発想したり、結び付けていく事ができます。
（参照：wikipedia マインドマップ）
現状の整理
「ブレインストーミング」や「マインドマップ」を活用して、さまざまなイメージを明確化できたら、現状をいったん整理します。
目の前にある内容が「As-Is」であるのか、「To- Be」であるかを分け、それぞれを結び付けていきましょう。
「As-Is」なのか「To-Be」なのか、以下に紹介するテンプレートに書き出していくことをおすすめします。
「As-Is To-Be」のテンプレート
本記事で紹介した内容を「As-Is To-Be」のテンプレートに記載すると以下のようになります。
「As-Is To-Be」を考える際に、ぜひ活用してください。
テーマに沿って、「As-Is To-Be」が変化していく事があるでしょう。
それに従って、「課題」や「やるべき事」も追加されていきます。
常に、一定の物だけではなく、目標を達成するためにいつでも「As-Is To-Be」の全容を見返せるように、こういったテンプレートを活用してみましょう。
「As-Is To-Be」でプロジェクトを成功に導こう
「As-Is To-Be」を活用することで、「現状の姿」と「理想の姿」が分かるだけでなく、「目標を達成するまでの行動を具体的にどうすべきか」というところまで考えることが可能です。
「As-Is To-Be」を使って、これまで苦戦していた課題を克服し、プロジェクトを成功させましょう。